Reunión 1 · Kickoff · 29 abr 2026

Bot Athena
para GAM Odontología

1 canal WhatsApp · 1 bot IA · 8 etapas de pipeline · 4 condiciones de handoff · seña 50% como filtro de calificación. Próxima reunión: miércoles 06 may 2026.

01 · Arquitectura

Arquitectura macro del sistema

Coexistencia WhatsApp: Athena humana sigue usando su celular y el bot trabaja en paralelo desde GHL. 1 canal, 1 bot, 1 humano que cierra.

Coexistencia WhatsApp · Athena humana en celular + bot en paralelo desde GHL Flujo de un lead nuevo desde WhatsApp hasta turno confirmado Lead escribe por WhatsApp Único canal · sin filtros de campaña WhatsApp · coexistencia App Level · número de Athena humana 🤖 Bot Athena (IA) Saluda · pregunta motivo · responde FAQs · esquiva precios 24/7 · cercano + profesional · tuteo ¿Quiere agendar? o pidió foto / no sé Sí 👤 Athena (humana) Ofrece fecha + horario Envía alias · cierra turno No Bot sigue conversando Auto follow-up: 2h / 24h si deja de responder 💰 Seña $20.000 Alias o presencial · filtro de calificación ✅ Turno confirmado · primera consulta + tomografía

Canal

1

WhatsApp coexistencia

Bot IA

1

Athena · Conversation AI V2

Humano cierre

1

Athena humana · recepción

Operación

24/7

Bot siempre disponible

02 · Pipeline

Pipeline comercial · vista kanban

8 etapas con su trigger de entrada, SLA y custom fields. Filtro de calificación en la etapa 06 (seña enviada): quien paga es lead real, quien no, queda en pipeline para follow-up de Athena.

PIPELINE — 8 etapas

scroll →

01

Lead nuevo

Customer Replied · 1er mensaje ⏰ Inmediato
campaña_origen

Lead recién entrado desde WhatsApp respondiendo a campaña. Sin clasificar todavía.

▸
02

En conversación con bot

Bot Athena empieza a conversar ⏰ 1-3 min
tipo_consulta

Bot pregunta motivo y deriva por tipo: odontología general / armonización / implantología.

▸
03

FAQs respondidas

Bot resuelve dudas con KB ⏰ 5-15 min
interesado_implantologia

Bot responde obras sociales, precio consulta, ubicación parcial, info de tratamientos. Esquiva precios.

▸
04

Handoff a Athena

Bot detecta intención de agendar ⏰ Inmediato · alerta a Athena
handoff_motivo

Bot levanta la mano. 4 triggers: agendar · foto · no sabe · paciente regular.

▸
05

Fecha ofrecida

Athena humana propone horarios ⏰ 24 hs
fecha_propuesta

Athena ofrece dos opciones de horario (mañana/tarde). Lead elige cuál le queda mejor.

▸
06

Seña enviada

Athena manda alias 🎯 Filtro calificación ⏰ 24 hs · seguimiento manual
alias_enviado_at

Lead califica si paga seña $20.000 (50% de $40k). Vía alias o pago presencial.

▸
07

Turno confirmado

Pago de seña recibido ⏰ Hasta el turno
fecha_turno monto_seña

Confirmación + recordatorios automáticos antes del turno. Athena pasa dirección exacta.

▸
08

Consulta + diagnóstico

Visita presencial completada ⏰ —
tomografia_realizada

Primera consulta presencial: evaluación + tomografía → recién acá hay presupuesto.

Zona Bot · automática
Zona humana · Athena
Cierre · ganado

Auto follow-up del bot

+0 min

Lead deja de responder

Bot espera y monitorea inactividad

+2 horas

Primer recordatorio

Bot envía mensaje de seguimiento suave

+24 horas

Segundo recordatorio

Último intento del bot · luego queda en pipeline para Athena

03 · Bot Athena

Configuración del bot Athena

Identidad del bot acordada en kickoff. Mismo nombre que la recepcionista humana — handoff transparente, sin aclarar al inicio que es IA.

Identidad

Nombre
Athena · mismo nombre que la recepcionista humana
Operación
24/7 · siempre disponible
Tono
Cercano + profesional · con empatía
Tratamiento
Tuteo
Aclarar que es IA
No al inicio. Si el usuario pregunta directo, recién ahí se aclara.
Mensaje de bienvenida
"Gracias por comunicarte con clínica GAM, ¿con quién tenemos el gusto de hablar? Contanos tu consulta." · cierre con "saluda Athena". Posible audio pregrabado para público mayor (a confirmar).

Capacidades

✅ Saludar y preguntar motivo

Recibe respuesta a campaña y pregunta qué necesita.

✅ Derivar por tipo de tratamiento

General · armonización · implantología.

✅ Responder FAQs con KB

Obras sociales · precio consulta · ubicación parcial · tratamientos.

✅ Procesar audios entrantes

Los analiza y responde con contexto.

✅ Esquivar pedidos de presupuesto

Redirige a evaluación presencial + tomografía.

✅ Auto follow-up

2 horas · 24 horas si deja de responder.

Handoff a Athena humana · 4 condiciones

1

🎯 Intención de agendar

El paciente expresa que quiere reservar un turno. Athena humana toma la conversación y ofrece fecha + horario concretos.

2

📷 Foto / imagen entrante

Imágenes clínicas (radiografías, fotos de muelas) requieren ojo profesional. Bot avisa a Athena, no las interpreta.

3

❓ Bot no sabe responder

Prohibido inventar. Si la KB no cubre la pregunta, levanta la mano automáticamente.

4

👤 Paciente regular (no nuevo)

Si NO viene de campaña, el bot ni se activa — va directo a Athena. Mecanismo exacto a definir.

Prohibiciones duras

🚫

No dar precios ni presupuestos de tratamientos

Razón: requiere evaluación clínica + tomografía. Mensaje suave: "para elaborar un presupuesto necesitamos una evaluación previa".

🚫

No dar dirección exacta (piso/oficina)

Solo "Neuquén · planta alta". La dirección completa la entrega Athena humana al confirmar turno. Razón: una reseña negativa pasada por gente que no encontró el local.

🚫

No inventar respuestas

Si la KB no cubre algo, handoff inmediato. Inventar genera desconfianza y errores clínicos.

🚫

No interpretar imágenes clínicas

Riesgo médico-legal. Las analiza pero deriva a Athena humana.

Knowledge Base — qué cargar

📋

Tratamientos

Lista completa con descripción · sin precio

🏥

Obras sociales

Listado completo aceptadas

💰

Precio consulta

$40.000 · seña $20.000

📍

Ubicación parcial

Neuquén · planta alta (sin piso)

⏰

Horarios

Pendiente

❓

Top 10 FAQs

5 ya identificadas · faltan 5

🛡️

Objeciones

5 con respuesta sugerida

💬

Conversaciones reales

Capturas que cerraron · entrenan tono

04 · Decisiones

Decisiones cerradas en kickoff

Todo lo que está locked-in tras la reunión del 29 de abril y debería ser la base del desarrollo.

Filtro de calificación
Pago de seña $20.000 (50% de la consulta de $40.000). Quien no paga = no calificado. Pago vía alias o presencial en clínica.
Pauta publicitaria
Campañas dirigidas POR TRATAMIENTO · no genéricas. Cada campaña con frase distintiva que servirá de filtro nuevo-vs-regular.
Coordinación de turnos
Bot NO agenda automáticamente. Solo deriva a Athena humana cuando hay intención. Athena ofrece fecha y cierra.
Política de presupuestos
Bot esquiva todo pedido de presupuesto. Necesita evaluación + tomografía presencial.
Política de dirección
Bot solo dice "Neuquén · planta alta". Athena humana entrega dirección exacta al confirmar turno.
Tono y tratamiento
Cercano + profesional · tuteo · empatía. Bot se llama Athena (mismo que humana). No aclara que es IA al inicio.
Audios entrantes
Bot los procesa con contexto y responde. Posible audio pregrabado de bienvenida para público mayor (a confirmar).
Imágenes entrantes
Bot las analiza pero deriva a Athena humana. No interpreta imágenes clínicas.
Auto follow-up
+2 horas · primer recordatorio. +24 horas · segundo recordatorio. Después queda en pipeline.
CRM
GoHighLevel · App Level · Conversation AI V2. Implementación nueva desde cero.
WhatsApp
Coexistencia. Athena humana sigue usando su celular. Bot trabaja en paralelo desde GHL.
Operación del bot
24/7.

05 · Pendientes

Open loops · pendientes para Reunión 2

Lo que falta resolver antes del demo del miércoles 06 de mayo. Dividido por dueño.

GAM Odontología · Stefi · Athena

📋Listado completo de servicios y tratamientos con descripción breve
💰Confirmar precio consulta ($40.000) y excepciones
🏥Listado completo de obras sociales aceptadas
⏰Definir horarios formales de atención (días/horas)
❓5 FAQs adicionales (top 10 total) que faltan
🛡️5 objeciones con respuestas habituales
🔑Compartir alias bancario para integrar al bot
💬Enviar 3-5 capturas de conversaciones que llegaron a buen puerto
📊Mandar la estructura de pipeline / columnas que ya tienen armada (por WhatsApp para feedback)
🎙️Decidir si quieren audio pregrabado de bienvenida

AL Consulting · Andy · Axel

📤Andy: enviar template de base de conocimiento por el grupo
👥Diego: agregar a Andy al grupo de WhatsApp
🔐Axel: enviar accesos al CRM (GHL) por asincrónico
📝Axel: revisar pipeline propuesto por Stefi y dar feedback
🤖Andy + Axel: definir mecanismo de distinción nuevo vs regular (idea: filtro por frase de campaña)
🛠️Andy: desarrollar v0 del bot en GHL para demo en Reunión 2

Decisiones a tomar antes del demo

🎙️Audio pregrabado vs texto para mensaje de bienvenida (testear ambos)
💬Tono final del esquive de presupuesto (escribir 2-3 variantes y elegir)
📍Texto exacto del mensaje "Neuquén · planta alta" sin piso

06 · Cronograma

Cronograma post-kickoff

5 días hábiles asincrónicos hasta el demo del miércoles 06 de mayo de 2026.

5 días hábiles desde 29 abr (kickoff) hasta 06 may (demo). Trabajo asincrónico · entre Reunión 1 y Reunión 2 29 ABR · KICKOFF 30 ABR 02-04 MAY 05 MAY 06 MAY · DEMO AL CONSULTING Andy envía base de conocimiento 1d Axel envía accesos GHL 1d Andy desarrolla bot v0 5d AL ODONTOLOGÍA Stefi/Athena llenan KB + capturas 3d Stefi envía pipeline propuesto 2d DEMO Conexión WhatsApp Bot v0 Revisión pipeline

Próxima reunión

Reunión 2 · Demo Bot v0 + conexión WhatsApp

Miércoles 06 mayo 2026 · misma hora del kickoff

🔌 Conectar coexistencia

Athena conecta su número de WhatsApp al CRM

🤖 Demo del bot v0

Andy presenta primer avance funcional

📊 Cerrar pipeline

Revisar columnas y seguimientos finales